1. Contexte de recrutement du personnel 

Le Gouvernement togolais a bénéficié de l’appui technique et financier du Fonds International de Développement Agricole (FIDA) pour la conception et la mise en œuvre du Projet régional d’intégration des marchés agricoles (PRIMA) et du Projet d’appui au Mécanisme incitatif de financement agricole fondé sur le partage de risques (ProMIFA). Ces deux projets font partie de la volonté politique gouvernementale qui se matérialise dans la feuille de route Togo 2025 dans son axe 2 « Faire de l’agriculture un véritable moteur de croissance ».

Le PRIMA a été formulé en 2020 au titre des premières opérations de prêt régionales du FIDA en Afrique impliquant le Bénin et le Togo pour une durée de six (6) ans sur la période 2021 à 2026, tandis que le ProMIFA couvrira quatre (04) années pour sa deuxième phase d’exécution et de consolidation. L’objectif de développement du PRIMA est de soutenir la transformation durable de l’agriculture familiale dans les deux pays en améliorant les performances des pôles commerciaux sous-régionaux et des couloirs de transport transfrontaliers, tout en favorisant l’entrepreneuriat rural pour les jeunes et les femmes, et en intégrant pleinement les petits exploitants dans les marchés nationaux et sous-régionaux. L’objectif du ProMIFA vise l’appui à la structuration des filières et l’accès au marché pour une demande soutenue et pérenne, le renforcement des capacités des institutions financières et le développement de produits financiers ciblés pour une offre adaptée aux besoins des différents acteurs des chaînes de valeur.

Le Gouvernement du Togo, à travers le Ministère de l’Agriculture, de l’élevage et du développement rural (MAEDR) entend utiliser une partie du fonds alloué par le FIDA pour le recrutement du personnel de l’Unité de gestion du PRIMA et du ProMIFA. Il sollicite, à cet effet, des candidatures pour le recrutement du personnel devant renforcer l’équipe du PRIMA et du ProMIFA.

INKREASE, bureau d’études et de conseils en ingénierie organisationnelle et des ressources humaines, est sélectionné par le MAEDR pour conduire le processus de recrutement d’Un/Une (1) Responsable Administratif (ve) et Financier (ière) du Projet d’appui au Mécanisme Incitatif de Financement Agricole fondé sur le partage de risques (ProMIFA)/TOGO).

Les candidatures des femmes sont fortement encouragées.

2. Responsabilités, activités et profils requis

Le Mécanisme Incitatif de Financement Agricole (MIFA) fondé sur le partage de risques est l’un des outils promus en juin 2018 par le Gouvernement togolais, afin de pallier les problèmes de financement de l’agriculture. Pour renforcer l’opérationnalisation du MIFA, le Gouvernement togolais, a négocié et obtenu du FIDA, le financement du Projet d’appui au Mécanisme Incitatif de Financement Agricole fondé sur le partage de risques (ProMIFA).

En effet, l’objectif de développement du projet est d’offrir aux acteurs des chaînes de valeur agricoles organisées et performantes, un accès durable aux marchés et à des services financiers et non financiers adaptés. Le projet tourne autour de trois composantes. Ces composantes sont appuyées, dans la mise en œuvre, par des unités technique, administrative et financière, dont le poste du Responsable Administratif et Financier.

Sous la supervision du Coordonnateur du projet, le/la Responsable Administratif (ve) et Financier (ière) a pour mission la mise en œuvre, la supervision et le contrôle des actions du programme au plan administratif, financier et comptable. A ce titre, il/elle met en œuvre dans les règles de l’art, les mesures administratives, financières et comptables dans le but de maîtriser l’ensemble des opérations pour en assurer la traçabilité à tout moment, minimiser les risques de dysfonctionnement de l’organisation et rendre plus opérationnel, le fonctionnement global du programme.

Plus spécifiquement, le/la Responsable Administratif (ve) et Financier (ière) est chargé (e) de :

Organisation générale et Système d’information et de gestion financière

• Mettre en place le Système d’information et de Gestion financière du projet ;
• Mettre en œuvre ledit système, assurer la sécurité des outils qui le constituent (logiciel et matériels) et la sauvegarde des applications et des fichiers ;
• Effectuer l’évaluation et à la mise à jour dudit système.
• Organiser le plan de travail permettant la bonne réalisation des travaux administratifs, financiers et comptables ;
• Mettre en place un système d’identification et de classement des pièces comptables justificatives et des documents de gestion.

Gestion du personnel du projet

• Organiser et conduire la gestion administrative du personnel, conformément à la réglementation (mise à jour des dossiers du personnel, établissement régulier des bulletins de paie, respect du calendrier de versement aux organismes sociaux, assurance pour la prise en charge des soins médicaux et pharmaceutiques…) ;
• Collaborer avec les organismes sociaux dans le cadre de leurs prestations liées au personnel ;
• Effectuer le suivi de la gestion des ordres de mission, classer et archiver les rapports y relatifs ;
• Superviser la gestion des déplacements du personnel : ordres de mission, décomptes des frais et remboursement des frais ;
• Élaborer et mettre en œuvre le planning des congés ;
• Identifier les besoins de formation du personnel ;
• Mettre en place et en œuvre avec l’aide de compétences extérieures nationales et/ou internationales, un plan de formation et de renforcement des capacités du personnel du projet, les outils de gestion du personnel ainsi que le système d’évaluation du personnel ;
• Suivre l’exécution du plan de formation.

Elaboration, contrôle et suivi budgétaire

• Participer à la détermination des orientations pour l’élaboration des prévisions d’activités et des budgets ;
• Prendre toutes les mesures pour la préparation, l’élaboration, la soumission, l’examen par le Comité technique de Pilotage des programmes d’activités et des budgets ;
• Analyser et contrôler les demandes de mise à disposition de fonds présentés par les fournisseurs et prestataires agréés par le projet ;
• Effectuer le suivi budgétaire ;
• Etablir la synthèse des bilans d’exécution des budgets et élaborer les tableaux de bord mensuels et les compilations trimestrielles et semestrielles ;
• Procéder en relation avec le Responsable Suivi-évaluation, à l’analyse des coûts des activités du projet ;
• Préparer le rapport financier intérimaire du programme.

Supervision de la tenue de la comptabilité

• Superviser l’identification et le classement des pièces comptables justificatives et des documents de gestion ;
• Superviser l’élaboration des documents comptables et contrôler les reporting du comptable tels que les grands livres mensuels : généraux et analytiques, les balances mensuelles : générales et analytiques, les analyses des comptes mensuels et celles relatives aux comptes du bilan et la production des états financiers de fin d’année ;
• Vérifier la qualité technique des travaux comptables : imputations comptables, contrôles automatiques, exactitude des balances, fiabilité et consistance des états financiers ;
• Assurer la validité des pièces justificatives qui sous-tendent les transactions (forme et fonds), et procéder à tout contrôle opportun, régulier ou inopiné permettant d’asseoir la réalité des paiements et leur consistance ;
• Superviser l’élaboration des états financiers annuels dans le référentiel OHADA ;
• Examiner et contrôler les rapports financiers des projets financés par les PTFs ;
• Superviser l’organisation des prises d’inventaires, le contrôle de la valorisation, le traitement des écarts et la tenue de la comptabilité des matières du projet ;
• Suivre l’utilisation efficace des moyens matériels du projet notamment les véhicules et autres équipements (veiller à ce que les moyens du projet notamment les véhicules soit exclusivement utilisés dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité) ;
• Souscrire à un contrat d’assurance auprès d’un organisme officiel et présentant toutes les garanties de sécurité pour le personnel, les véhicules et les autres biens (meubles et immeubles) du Projet.

Suivi de la trésorerie

• Prendre les mesures pour faire respecter les procédures de trésorerie et de financement en particulier les obligations de justification des dépenses imposées par les bailleurs de fonds et le Gouvernement pour disposer des ressources nécessaires au fonctionnement du projet ;
• Superviser et valider les états de rapprochement bancaire périodiques (vérifier les soldes bancaires dans les délais requis, les contrôler et suivre le traitement des écritures en suspens);
• Vérifier régulièrement et formellement la concordance entre les fonds obtenus et les soldes bancaires : reconstitution des comptes désignés ;
• Superviser et valider l’élaboration des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) ;
• Contrôler les documents d’exonération de TVA et de droits de douane.

Suivi des ressources financières

• Étudier et suivre la mise en œuvre des conventions de subsides et accords de financement avec les partenaires ;
• Superviser les négociations sur les conditions et outils bancaires en faveur du projet ;
• Suivre l’utilisation des fonds du projet ;
• Superviser la rédaction des rapports financiers des conventions et accords de financement avec les partenaires.

Audits/missions de supervision/appui et revue technique/évaluation du projet

• Participer à la préparation des missions de supervision et de revue ;
• Fournir l’assistance nécessaire durant le déroulement desdites missions ;
• Mettre en place les plans d’action de suivi des recommandations et veiller à leur exécution ;
• Fournir des éléments pour l’élaboration des rapports périodiques et annuels du projet.

3. Qualifications et expérience professionnelles requises

• Être de nationalité togolaise ;
• Être âgé de 50 ans au maximum à la date de dépôt des dossiers de candidature ;
• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en Comptabilité et Finances, en Audit et Contrôle de Gestion, Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir au moins huit (08) années d’expérience professionnelle prouvée dans la gestion financière et comptable dont trois (3) années à un poste de Responsable Administratif et Financier de projets/programmes de développement financés par les bailleurs de fonds internationaux ;
• Avoir une bonne connaissance des règles du système comptable OHADA ;
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint) et d’un logiciel de gestion financière et comptable des projets/programmes de développement ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures de décaissement du FIDA, du logiciel TOMPRO et de la langue anglaise sera un atout ;
• Être de bonne moralité, rigoureux, organisé, capable de communiquer dans la langue française, de travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et sous pression.

4. Emplacement du poste et durée du contrat

• Le poste est basé à Lomé avec des déplacements dans les zones d’intervention du projet.
• La durée du contrat est d’un (01) an renouvelable sur la base d’une évaluation de performance positive et sans dépasser la durée du programme.

5. Soumission des candidatures

Les personnes intéressées par le présent avis sont invitées à soumettre, en seul fichier PDF, leur candidature par mail à l’adresse recrutement.inkrease@outlook.fr au plus tard le 27 août 2023 à 16 heures (heures GMT).

Préciser dans l’objet du mail la mention « Recrutement PRIMA/ProMIFA-Poste de …………………………………… ».

Le dossier de candidature doit comporter les pièces suivantes :

1. Une lettre de motivation adressée à la directrice du cabinet inKRease ;
2. Un curriculum vitae (CV) détaillé ne dépassant pas idéalement dix (10) pages et mentionnant trois (03) références professionnelles. Le CV met en valeur les postes occupés, les principales missions, les activités réalisées et les compétences en rapport avec le poste recherché.
3. Les diplômes et certifications requis pour le poste ;
4. Les attestations et/ou certificats de travail ou toute autre preuve des expériences exigées ;
5. Une copie du certificat ou duplicata de nationalité.

NB : Seules les expériences prouvées seront prises en compte. Les candidats répondant aux critères exigés seront contactés pour la suite du processus.

Pour toute information, contactez le cabinet InKRease à l’adresse courriel@inkreaseadvice.com