1. Présentation du projet

Le Gouvernement togolais a bénéficié de l’appui technique et financier du Fonds International de Développement Agricole (FIDA) pour la conception et la mise en œuvre du Projet régional d’intégration des marchés agricoles (PRIMA). Ce projet est le premier projet régional après la reprise de la coopération du Fonds avec le Gouvernement du Togo et l’un des projets les plus importants de mise en œuvre du Programme national d’investissement agricole et de sécurité alimentaire et nutritionnelle (PNIASAN).

Ainsi, le PRIMA a été formulé en 2020 au titre des premières opérations de prêt régionales du FIDA en Afrique impliquant le Bénin et le Togo pour une durée de 6 ans sur la période 2021 à 2026. Son objectif de développement est de soutenir la transformation durable de l’agriculture familiale dans les deux pays en améliorant les performances des pôles commerciaux sous-régionaux et des couloirs de transport transfrontaliers tout en favorisant l’entreprenariat rural pour les jeunes et les femmes, et en intégrant pleinement les petits exploitants dans les marchés nationaux et sous-régionaux.

Sa théorie de changement postule l’intégration de marchés territoriaux transfrontaliers plus efficaces et plus performants au sein des corridors commerciaux régionaux conduisant à une transformation structurelle et durable de l’agriculture familiale orientée vers le marché afin d’assurer un meilleur revenu à 144 000 ménages ruraux vulnérables (soit 833 000 personnes) dont 40% de jeunes et femmes entrepreneurs accompagnés pour investir dans la valorisation des produits locaux via ces marchés.

Le projet comporte trois composantes techniques et une quatrième composante de coordination et de gestion fiduciaire. Les composantes techniques sont : i) Intégration des marchés et entreprenariat rural ; ii) Transformation de l’agriculture familiale adaptée au changement climatique ; iii) Dialogue politique et engagement citoyen. La dimension régionale du PRIMA sera coordonnée par une unité régionale d’assistance technique (UniRAT) logée à l’Agence régionale pour l’agriculture et l’alimentation (ARAA) et accompagnera principalement les actions de coordination régionale, de suivi évaluation et gestion des connaissances, d’intégration des marchés, de dialogue politique et de mise en œuvre de l’engagement citoyen.

Au cours de l’année 2022, l’accord de financement a été revu afin de prendre en compte les nouvelles orientations contenues dans la feuille de route du gouvernement. La signature a été effective le 13 juillet 2022. Ledit accord prévoit, entre autres, le recrutement du personnel de l’unité de gestion du programme.

Les présents termes de référence concernent le poste de Responsable de la Passation des marchés du PRIMA.

2. Missions/Responsabilités/Activités

Sous la supervision du/de la Coordonnateur(rice) du programme, le/la Responsable de la Passation des Marchés (RPM) aura la mission de la mise en place et du pilotage d’un système simple de gestion de la passation des marchés intégrant la planification des opérations de passation des marchés, leur suivi ainsi que l’évaluation de leur réalisation.

Spécifiquement, il/elle sera chargé (e) de :

En ce qui concerne l’organisation de la fonction : 

• Appuyer la définition et à la mise en place des outils et procédures pour la passation des marchés du PRIMA à intégrer dans les manuels de procédures du programme ;
• Assister les représentants des structures bénéficiaires pour la mise en place des outils et méthodes selon les dispositions du manuel de procédures ;
• Elaborer, diffuser, assurer l’appropriation et l’utilisation des procédures de passation des marchés comme faisant partie des manuels des procédures et opérationnels du programme en conformité avec les procédures nationales et les directives du FIDA en la matière ;
• Concevoir une politique de gestion des approvisionnements et des stocks.

En ce qui concerne la programmation : 

• Préparer un avis général de passation des marchés de PRIMA et obtenir l’approbation du FIDA;
• Préparer, actualiser et assurer faire le suivi des programmes pluriannuels de passation de marchés ;
• Préparer le plan annuel de passation des marchés sur la base du PTBA élaboré par la COD ;
• Actualiser/mettre à jour le plan de passation des marchés du PRIMA et obtenir l’approbation du FIDA;
• Préparer pour chaque marché approuvé du plan de passation des marchés, un avis spécifique de passation du marché correspondant et obtenir l’approbation du FIDA avant publication ;

En ce qui concerne la préparation des documents d’appels d’offres : 

• Conduire l’élaboration des dossiers standards d’appels d’offres pour les divers types de fournitures et les lettres d’invitation et contrats pour les services, et veiller à ce que ces modèles reçoivent les approbations nécessaires de l’administration centrale et du FIDA ;
• Prendre les mesures afin que les dossiers soient instruits selon les procédures arrêtées et fassent l’objet des approbations dans les formes et délais requis au niveau national et auprès du FIDA ;
• Vérifier la conformité des termes de références préparés par les experts techniques ;
• Préparer et soumettre au Coordonnateur les dossiers de demande de non objection en rapport avec les marchés à envoyer au FIDA.

En ce qui concerne la passation des marchés : 

• Préparer les dossiers d’appel d’offres, les demandes de manifestation d’intérêt ainsi que les demandes de propositions nécessaires pour les procédures de passation des marchés correspondants et s’assurer que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires au niveau national et auprès du FIDA ;
• Organiser les publications des offres, les séances d’ouverture des plis, et la rédaction des rapports de la commission de passation des marchés ;
• Assister à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés au besoin ;
• Superviser l’élaboration des rapports d’évaluation des offres/propositions et s’assurer que ceux-ci sont conformes aux modèles du FIDA, et obtenir les approbations nécessaires des autorités compétentes nationales et la non objection du FIDA ;
• Préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient signés, approuvés, et notifiés selon le manuel de procédures et dans les meilleurs délais ;
• S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés.

En ce qui concerne l’exécution des marchés : 

• Prendre les dispositions pour que les engagements des marchés soient systématiquement soumis à l’approbation du Coordonnateur et communiqués au Comptable et pour que l’exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
• Organiser les commissions de réception des fournitures, et s’assurer que les articles, biens et services reçus sont corrects pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu’ils sont conformes aux spécifications ;
• Endosser, avec l’expert en suivi-évaluation et les experts techniques, les critères de suivi-évaluation des performances des prestataires et fournisseurs ;
• Préparer les contrats, conventions et protocoles d’accord et les soumettre à l’approbation du Coordonnateur ;
• Participer le cas échéant, aux négociations, le suivi des dossiers après attribution des marchés dans les différents ministères et services et le suivi de l’exécution des marchés ;
• Préparer les dossiers de demandes d’exonération des impôts et douanes et le suivi de ces dossiers dans les services concernés ;
• Procéder à l’archivage des dossiers de marchés, la tenue du registre des contrats, la participation à la réception des biens et équipements acquis pour le compte du PRIMA et de ses partenaires et l’établissement des procès-verbaux ;
• Assurer en étroite concertation avec les experts techniques, un suivi financier et contractuel des prestations, notamment par rapport aux indicateurs de performance, et prendre les mesures adéquates afin d’assurer l’exécution des prestations conformément aux clauses contractuelles;
• Participer, en concertation avec le Responsable du suivi-évaluation, le Coordonnateur et les différents spécialistes de la COD, sur base des rapports de performance, à la décision sur l’éventuelle reconduction des prestataires ;
• Tenir des tableaux de bord sur les fournisseurs potentiels et les prix actualisés des fournitures, équipements et services divers ;
• Appuyer les responsables techniques au niveau de la COD dans la gestion des contrats, planification des paiements et planification de la trésorerie ;
• Archiver tous les documents servant de support et pièces justificatives des marchés lancés et adjugés ;
• Tenir une situation actualisée des engagements du PRIMA ;
• Organiser la soumission des marchés à la revue préalable de la DNCMP et ceci conformément aux seuils requis par la loi ;
• Préparer les réponses aux demandes d’éclaircissements des fournisseurs sur les DAO, et aux recours des candidats et soumissionnaires ;
• Organiser la publication systématique des données relatives aux marchés conformément à la loi et celle des marchés en utilisant tous les médias autorisés et disponibles (radio, télévision, affichage, internet,).

En ce qui concerne le respect des accords avec le FIDA et l’utilisation des biens acquis : 

• Prendre les dispositions pour que les procédures décrites dans les accords avec le FIDA soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens et de services ;
• Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds par catégorie fixés dans les accords de prêt ou de don.
• Elaborer et tenir à jour les rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements acquis par le programme et veiller à ce que leur maintenance soit effectuée selon des méthodes efficaces et économiques.

3. Qualifications et expérience professionnelle requises

• Être de nationalité togolaise ;
• Être âgé de 50 ans au maximum à la date de dépôt des dossiers de candidature ;
• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en Passation/Gestion des marchés publics, Administration publique, Droit, Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
• Justifier d’une formation complémentaire dans le domaine de passation des marchés publics;
• Avoir au moins huit (08) années d’expériences professionnelles prouvées dans la passation des marchés publics dont trois (03) ans en tant que Responsable de la passation des marchés ou à un poste similaire dans un projet/programme financé par les partenaires techniques et financiers ;
• Avoir une bonne connaissance du code national des marchés publics, une bonne maîtrise des procédures nationales de passation des marchés et de celles des partenaires techniques et financiers. La connaissance des procédures de passation du FIDA serait un atout ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle, de communication et de résolution des problèmes liés à la passation des marchés publics ;
• Être capable de travailler sous pression et au sein d’une équipe pluridisciplinaire ;
• Avoir une maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Avoir de la rigueur et être organisé ;
• Avoir une bonne maîtrise des principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).

4. Lieu de travail

Le poste est basé à Lomé avec des déplacements dans les zones d’intervention du programme.

5. Durée du contrat

La durée du contrat est d’un (01) an renouvelable sur la base d’une évaluation de performance positive et sans dépasser la durée du programme.

6. Soumission des candidatures 

Les personnes intéressées par le présent avis sont invitées à soumettre en seul fichier PDF, leur candidature par mail à l’adresse recrutement.inkrease@outlook.fr au plus tard le 09 avril 2023 à 16 heures (heures GMT).

Le dossier de candidature doit comporter les pièces suivantes :

1. Une lettre de motivation adressée à la directrice du cabinet inKRease ;
2. Un curriculum vitae (CV) détaillé ne dépassant pas idéalement dix (10) pages et mentionnant trois (03) références professionnelles. Le CV met en valeur les postes occupés, les principales missions, les activités réalisées et les compétences en rapport avec le poste recherché.
3. Les diplômes et certifications requis pour le poste ;
4. Les attestations et/ou certificats de travail ou toute autre preuve des expériences exigéees ;
5. Une copie du certificat ou duplicata de nationalité.

 – Préciser dans l’objet du mail la mention « Recrutement PRIMA Poste de …………………….……….. ».

– Seules les expériences prouvées seront prises en compte.

– Les candidatures qui ne respecteront pas les exigences de soumission susmentionnées seront simplement rejetées.

Pour toute information, contactez le cabinet InKRease à l’adresse courriel@inkreaseadvice.com